Privacyverklaring Instituut Slachtoffers Beroepsziekten door gevaarlijke stoffen (ISBG)
versie augustus 2024
Hieronder vertellen we welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we dat doen, voor welke doelen, met wie we dat doen en op basis van welke grondslagen.
Wat gebeurt er met uw persoonsgegevens als u zich via onze website www.isbg.nl aanmeldt voor een tegemoetkoming?
Wij hebben uw contactgegevens nodig om u na uw aanmelding te bellen en een aanvraagset toe te sturen. Deze aanvraagset bestaat uit vier formulieren die we graag ingevuld en ondertekend van u retour ontvangen. Eén formulier is de officiële aanvraag voor een tegemoetkoming bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Een ander formulier is de medische machtiging; deze heeft onze medisch adviseur nodig om medische informatie over u bij uw artsen te kunnen opvragen. We vragen alleen informatie op die noodzakelijk is voor de beoordeling door het Deskundigenpanel op basis van het protocol behorend bij uw beroepsziekte. Zo vragen we uw bedrijfsarts niet om het gehele dossier, maar stellen we hem gerichte vragen, zoals “Is de diagnose volgens u terug te voeren op de stoffen waaraan werknemer is blootgesteld?”.
Met het gegevensformulier vragen wij u uw gegevens te controleren en waar nodig aan te vullen, onder meer met uw IBAN en informatie over uw eventuele partner. Met het toestemmingformulier vragen we u of u toestemming wil geven voor het verdere gebruik van uw persoonsgegevens voor (wetenschappelijk) onderzoek door Lexces. Tijdens het huisbezoek maken we een rapport met gegevens over uw arbeidsverleden en blootstelling aan gevaarlijke stoffen. Dit ‘Rapport blootstelling door arbeid’ gaat samen met de medische informatie naar Bureau Lexces en het Deskundigenpanel zodat het panel kan beoordelen of er sprake is van een beroepsziekte van de regeling Tegemoetkoming Stoffengerelateerde Beroepsziekten (TSB). Tijdens de gehele aanvraagprocedure wisselen we de noodzakelijke persoonsgegevens uit met het Deskundigenpanel en de SVB.
De algemene basis hiervoor is artikel 6, eerste lid, onderdeel e, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen. Op basis van de regeling Tegemoetkoming Stoffengerelateerde Beroepsziekten (TSB) is de SVB verantwoordelijk voor het uitkeren van de tegemoetkoming. De SVB is een overheidsorganisatie. In de regeling TSB en samenwerkingsovereenkomsten zijn de taken van en wijze van uitwisseling tussen SVB, Lexces en ISBG (waarbij elke organisatie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is) uitgewerkt.
Tot slot heeft Lexces kennisopbouw en preventie (onderzoek) als wettelijke taak. Het verdere gebruik van gegevens van aanvragers met het oog op (wetenschappelijk) onderzoek is toegestaan op basis van artikel 5, eerste lid, onderdeel b, van de AVG. In dit onderzoek zijn de gegevens niet meer naar u herleidbaar.
Met zzp’ers, tijdelijke krachten en partners met wie we samenwerken en die geen verwerkers zijn, sluiten we een geheimhoudingsovereenkomst indien deze partijen in het kader van die samenwerking persoonsgegevens van aanvragers moeten verwerken. De betrokken medici vallen onder het medisch beroepsgeheim.
We gebruiken uw persoonsgegevens ook wanneer u bezoeker van onze website, sollicitant of zakelijke contact bent, voor:
• (technisch) onderhouden en verbeteren van onze website. Zie hiervoor onze cookie verklaring.
• de nieuwsbrief die we samen met het Instituut Asbestslachtoffers (IAS) versturen. Deze sturen we alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven door middel van het invullen van uw e-mailadres. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt en we versturen ook geen e-mails namens derde partijen. Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief verzamelen we de datum en het tijdstip van uw inschrijving. Hiermee kunnen we aantonen dat u toestemming heeft gegeven.
• de reguliere bedrijfsvoering. In het kader van bijvoorbeeld sollicitaties. Als u bij ons solliciteert, vragen we uiteraard uw toestemming voor we contact opnemen met eventuele referenties. Verder verwerken we contact-, betalings- en communicatiegegevens van (oud-)zakelijke klanten voor onze reguliere bedrijfsvoering. We sturen facturen, voeren een boekhouding en we bewaren correspondentie met (oud-)zakelijke klanten op onze e-mailserver en in online werkmappen.
Bewaartermijn van de gegevens
We gebruiken persoonsgegevens voor de behandeling van aanvragen en bewaren informatie over deze behandeling zodat we kunnen nagaan of een aanvrager al eerder een aanvraag heeft ingediend. Aan de hand van de verzamelde gegevens geven we gerichte voorlichting, bouwen we kennis op over het onderwerp en geven we behandelingscijfers door aan de SVB. De afweging voor de bewaartermijn baseren wij op het soort persoonsgegeven en onze (wettelijke) taken, en wat u als betrokkene redelijkerwijs kan verwachten als bewaartermijn.
Ontvangers van persoonsgegevens
We verstrekken persoonsgegevens aan de SVB en Bureau Lexces/het Deskundigenpanel met wie wij samenwerken om te kunnen beoordelen of u recht hebt op de TSB-tegemoetkoming. Wij verstrekken persoonsgegevens aan onze verwerkers. Daarnaast aan andere organisaties omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn, zoals de jaarlijkse accountantscontrole door de SVB en als de Belastingdienst inzage vraagt in onze boekhouding. Daarnaast kan de afdeling Operational Control van de SVB periodiek een steekproefcontrole bij ISBG doen op de juistheid en volledigheid van de gegevens die hebben geleid tot ons advies aan de SVB en of het advies rechtmatig tot stand is gekomen. En als wij tijdens de aanvraagprocedure een vermoeden van fraude door een aanvrager hebben, geven wij dit door aan de SVB.
Verwerkers
We hebben een aantal andere organisaties ingeschakeld om taken voor ons uit te voeren, dit zijn verwerkers. Bijvoorbeeld: onze website-host, de leverancier van het digitaal dossiervolgsysteem en we laten onze post verzorgen door een externe partij. Deze organisaties verwerken persoonsgegevens alleen in onze opdracht en onder ons toezicht, voor de doelen die wij bepaald hebben en onder strikte geheimhouding. Met deze organisaties hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij zien toe op naleving van de beveiligingsverplichtingen van onze verwerkers. Onze verwerkers zijn gevestigd in de Europese Unie.
Beveiliging van de gegevens
We zorgen ervoor dat we uw gegevens op een passende manier beveiligen in al onze systemen. We doen dat met allerlei technische maatregelen, inclusief fysieke beveiliging van de toegang tot ons kantoor, maar ook met organisatorische maatregelen.
Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Op grond van de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens op verzoek in te zien en zo nodig aan te passen of te laten verwijderen. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming.
U kunt contact opnemen met de ISBG-behandelaar van uw aanvraag om gebruik te maken van uw rechten. Om uw identiteit te controleren zullen wij een aantal identificerende vragen stellen. Ook zullen we u vragen om uw verzoek aan ons zo specifiek mogelijk te formuleren. Zo willen we graag weten van welk recht u gebruik wil maken en van welke documenten bij het ISBG u bijvoorbeeld kopieën zou willen ontvangen. Indien uw verzoek ook uw persoonsgegevens bij Lexces of de SVB betreft, zullen wij contact opnemen met de privacy-coördinatoren van deze organisaties. Zij handelen uw verzoek zelf af voor zover het hun eigen organisatie betreft.
Als u een vraag of klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door het ISBG kunt u contact opnemen met de ISBG-behandelaar. Bent u niet tevreden met onze afhandeling hiervan, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
Wijziging privacyverklaring
Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. De actuele versie vindt u op onze website.
Contact
Hier vindt u onze contactgegevens.
